1. Giới thiệu tổng quan

Tính năng Xác thực 2 yếu tố qua Ứng dụng xác thực (Authenticator App 2FA) là phương thức gia tăng lớp bảo mật tiêu chuẩn cao cho tài khoản trên hệ thống ITMS.

Khi tính năng này được kích hoạt:

• Bảo vệ tài khoản đa tầng: Ngoài tên đăng nhập và mật khẩu, hệ thống sẽ yêu cầu thêm một mã số xác thực gồm 6 chữ số sinh tự động từ ứng dụng Authenticator trên thiết bị của bạn khi phát hiện truy cập từ thiết bị hoặc trình duyệt lạ.
• Hoạt động độc lập và bảo mật cao: Ứng dụng sinh mã hoạt động hoàn toàn độc lập, không phụ thuộc vào sóng viễn thông di động, giúp người dùng luôn đăng nhập được ngay cả khi di chuyển đến khu vực sóng yếu hoặc khi ở nước ngoài.
• Chống nghe lén và đánh cắp tài khoản: Ngăn chặn tuyệt đối các cuộc tấn công lừa đảo, tấn công chuyển hướng tin nhắn hoặc lộ lọt mật khẩu.

2. Điều kiện tiên quyết & Chuẩn bị ứng dụng

Trước khi tiến hành thiết lập, người dùng cần chuẩn bị:

1. Tài khoản hệ thống: Đã đăng nhập thành công vào hệ thống ITMS với tài khoản hợp lệ.
2. Thiết bị cài đặt ứng dụng: Điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc tiện ích trình duyệt đã cài sẵn một trong các ứng dụng Authenticator phổ biến:
   • Google Authenticator
   • Microsoft Authenticator
   • Duo Mobile
   • Hoặc các ứng dụng hỗ trợ quét mã OTP tương đương.

3. Giao diện mở thiết lập 2FA

Tại menu quản lý tài khoản cá nhân, người dùng mở hộp thoại Cài đặt xác thực 2FA. Giao diện ban đầu hiển thị danh sách các phương thức bảo mật đang có trên hệ thống:

Phóng toGiao diện Cài đặt xác thực 2FA ban đầu

Hộp thoại bao gồm:

• Số điện thoại (Mã xác minh gửi qua tin nhắn văn bản - SMS): Tùy chọn 2FA qua tin nhắn SMS.
• Ứng dụng xác thực (Sử dụng ứng dụng xác thực để tạo mã xác minh): Tùy chọn 2FA qua ứng dụng tạo mã OTP.
• Nút điều hướng: Nút Hủy và nút Tiếp tục.

4. Hướng dẫn quy trình kích hoạt từng bước

[1. Bật công tắc App] ──▶ [2. Quét mã QR/Nhập Key] ──▶ [3. Nhập mã OTP] ──▶ [4. Hoàn tất kết nối]

4.1 Bước 1: Bật công tắc Ứng dụng xác thực

1. Tại hộp thoại Cài đặt xác thực 2FA, tìm đến dòng Ứng dụng xác thực.
2. Nhấp vào công tắc gạt (toggle switch) để chuyển trạng thái sang Bật (nút gạt chuyển sang màu cam).
3. Nút Tiếp tục ở góc dưới bên phải sẽ sáng lên, sẵn sàng cho bước thiết lập.
4. Nhấn nút Tiếp tục.

Phóng toBật công tắc kích hoạt phương thức Ứng dụng xác thực

4.2 Bước 2: Quét mã QR hoặc Nhập khóa bí mật

Hệ thống chuyển sang màn hình Thiết lập qua công cụ xác thực của bên thứ ba:

Phóng toGiao diện hiển thị Mã QR và Khóa bí mật

Người dùng thực hiện liên kết ứng dụng bằng một trong hai cách:

• Cách 1 - Quét mã QR (Khuyên dùng):

  1. Mở ứng dụng Authenticator trên điện thoại của bạn.
  2. Chọn tính năng quét mã QR (biểu tượng dấu + hoặc Camera trong ứng dụng).
  3. Hướng camera về phía Mã QR hiển thị trên màn hình máy tính để quét.

• Cách 2 - Nhập khóa bí mật thủ công:

  1. Nếu thiết bị không có camera hoặc sử dụng tiện ích Authenticator trên máy tính, sao chép chuỗi ký tự bên dưới dòng "Hoặc nhập mã này vào ứng dụng xác thực" (ví dụ: YX6U YTYL Q5WB YN7B).
  2. Dán chuỗi ký tự này vào mục thêm khóa thủ công trong ứng dụng Authenticator.

Sau khi quét hoặc nhập khóa thành công, ứng dụng Authenticator sẽ tự động thêm một tài khoản mới và hiển thị mã xác nhận:

Phóng toỨng dụng Authenticator đã kết nối và hiển thị mã xác nhận

3. Nhấn nút Tiếp tục màu cam trên hệ thống ITMS để chuyển sang bước kiểm tra mã.

4.3 Bước 3: Nhập mã xác minh từ ứng dụng

Hệ thống hiển thị màn hình Nhập mã xác thực gồm 6 ô trống:

Phóng toGiao diện nhập mã xác thực từ ứng dụng

1. Mở ứng dụng Authenticator và xem mã 6 chữ số đang hiển thị cho tài khoản ITMS (ví dụ: 435991).
2. Nhập lần lượt 6 chữ số này vào 6 ô trên màn hình hệ thống ITMS.
3. Sau khi nhập đủ 6 chữ số hợp lệ, nhấn nút Tiếp tục màu cam.

4.4 Bước 4: Xác nhận kết nối thành công

Khi mã xác thực được kiểm tra hợp lệ, màn hình hiển thị thông báo kết nối hoàn tất:

Phóng toMàn hình xác nhận Ứng dụng xác thực đã kết nối thành công

• Biểu tượng khiên bảo vệ kèm huy hiệu màu xanh lá [Đã kết nối].
• Lời nhắc an toàn từ hệ thống:

  "Chúng tôi sẽ yêu cầu bạn cung cấp mã nếu phát hiện thấy lần đăng nhập từ thiết bị hoặc trình duyệt lạ."

• Nhấn nút Xong màu cam để đóng hộp thoại và hoàn thành thiết lập.

4.5 Bước 5: Kiểm tra trạng thái hoạt động trong Cài đặt 2FA

Sau khi nhấn Xong, hệ thống đưa bạn trở lại màn hình danh mục Cài đặt xác thực 2FA:

• Phương thức Ứng dụng xác thực hiển thị huy hiệu [Đã kết nối] màu xanh lá.
• Công tắc trạng thái hiển thị rõ ràng là Bật (màu cam).
• Tài khoản của bạn đã được bảo vệ an toàn bằng phương thức Ứng dụng xác thực.

Phóng toTrạng thái Đã kết nối của Ứng dụng xác thực

5. Hướng dẫn quy trình tắt hoặc xóa liên kết Ứng dụng xác thực

Khi bạn đổi điện thoại mới hoặc muốn tạm thời ngừng sử dụng phương thức này, thực hiện theo các bước sau:

5.1 Bước 1: Gạt tắt công tắc Ứng dụng xác thực

1. Mở hộp thoại Cài đặt xác thực 2FA.
2. Tại dòng Ứng dụng xác thực, nhấp vào công tắc gạt đang ở trạng thái Bật để chuyển sang Tắt.

Phóng toThao tác gạt tắt công tắc Ứng dụng xác thực

5.2 Bước 2: Xác nhận cảnh báo xóa liên kết

Hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại cảnh báo bảo mật Xóa ứng dụng xác thực?:

Phóng toHộp thoại xác nhận cảnh báo xóa ứng dụng xác thực

• Nội dung cảnh báo:

  "Sau khi xóa, bạn sẽ không còn nhận được mã xác thực qua phương thức này. Bạn có chắc chắn muốn tiếp tục?"

• Nếu chắc chắn muốn gỡ bỏ, nhấn nút Xác nhận (màu đỏ).
• Nếu không muốn thay đổi, nhấn nút Hủy (màu xám) để giữ nguyên cài đặt 2FA hiện tại.

6. Hoạt động của Ứng dụng xác thực trong quá trình đăng nhập

Sau khi kích hoạt phương thức Ứng dụng xác thực:

1. Đăng nhập trên thiết bị quen thuộc: Người dùng đăng nhập bình thường bằng Tên đăng nhập và Mật khẩu.
2. Đăng nhập trên thiết bị / trình duyệt mới:
   • Hệ thống chuyển sang màn hình yêu cầu mã xác thực 2 bước.
   • Người dùng mở ứng dụng Authenticator trên điện thoại, lấy mã 6 chữ số và nhập vào màn hình để hoàn tất đăng nhập.

7. Bảng câu hỏi thường gặp & Khắc phục sự cố

8. Kênh hỗ trợ kỹ thuật

Trong trường hợp người dùng gặp sự cố liên quan đến thiết lập 2FA hoặc mất thiết bị chứa ứng dụng xác thực:

• Đầu mối nội bộ: Liên hệ Quản trị viên Tenant của cơ quan/tổ chức bạn để được hỗ trợ tạm thời thiết lập lại phương thức xác thực.
• Tổng đài hỗ trợ kỹ thuật ITMS: 1900 xxxx (Nhánh 1 - Vận hành hệ thống)
• Email hỗ trợ: support@itms.vn
• Cổng tiếp nhận hỗ trợ: https://helpdesk.itms.vn
• Thời gian làm việc: 24/7 đối với hệ thống giám sát và quản lý giao thông thông minh.

PHỤ LỤC TÀI LIỆU

Phụ lục A: Bảng mã trạng thái & Mã lỗi thiết lập 2FA App

Bảng tổng hợp các mã phản hồi từ hệ thống khi kích hoạt và xác thực phương thức qua Ứng dụng xác thực:

Phụ lục B: Danh mục phím tắt & Thao tác nhanh

Nhằm hỗ trợ thao tác nhanh chóng và thuận tiện trên hộp thoại cài đặt:

Phụ lục C: Danh sách ứng dụng Authenticator tương thích & Khuyến nghị bảo mật

Để đảm bảo quá trình xác thực luôn diễn ra ổn định và bảo mật cao nhất:

1. Các ứng dụng xác thực được khuyến nghị sử dụng

• Google Authenticator: Ứng dụng phổ biến, gọn nhẹ, hỗ trợ đồng bộ mã qua tài khoản Google Cloud Sync.
• Microsoft Authenticator: Hỗ trợ sao lưu đám mây (Cloud Backup) an toàn, phù hợp môi trường doanh nghiệp.
• Duo Mobile: Hỗ trợ giao diện trực quan và quản lý nhiều tài khoản bảo mật.
• 1Password / Bitwarden: Các trình quản lý mật khẩu có tích hợp sẵn tính năng tự động điền mã xác thực 2 bước.

2. Khuyến nghị an toàn khi sử dụng Ứng dụng xác thực

• Lưu giữ an toàn khóa bí mật: Khi quét mã QR, nên ghi lại chuỗi khóa bí mật (Secret Key) tại nơi an toàn để có thể khôi phục lại khi cần đổi máy.
• Đồng bộ thời gian chính xác: Ứng dụng tạo mã hoạt động dựa trên thuật toán thời gian thực, do đó thiết bị di động cần bật tính năng cập nhật giờ tự động qua mạng để tránh tình trạng mã bị báo không hợp lệ.
• Kích hoạt đồng thời kênh dự phòng: Khuyến nghị người dùng nên kích hoạt thêm phương thức Xác thực qua tin nhắn SMS để có kênh chuyển đổi linh hoạt khi không mang theo thiết bị cài ứng dụng.

Phụ lục D: Lịch sử cập nhật tài liệu (Document Revision History)