1. Giới thiệu tổng quan

Tính năng Xác thực 2 yếu tố qua tin nhắn văn bản (SMS 2FA) là phương thức gia tăng lớp bảo vệ thứ hai cho tài khoản người dùng trên hệ thống ITMS.

Khi tính năng này được kích hoạt:

• Bảo vệ đăng nhập đa lớp: Ngoài tên đăng nhập và mật khẩu, hệ thống sẽ yêu cầu thêm một mã số xác thực dùng một lần (OTP) gồm 6 chữ số gửi trực tiếp qua SMS đến số điện thoại di động của bạn khi phát hiện truy cập từ thiết bị hoặc trình duyệt lạ.
• Chống truy cập trái phép: Ngăn chặn tuyệt đối các nguy cơ lộ lọt mật khẩu, truy cập trái phép từ bên ngoài hoặc các cuộc tấn công đánh cắp phiên đăng nhập.

2. Điều kiện tiên quyết

Trước khi bắt đầu thiết lập, người dùng cần chuẩn bị:

1. Tài khoản đăng nhập: Đã đăng nhập vào hệ thống ITMS với thông tin hợp lệ.
2. Thiết bị di động: Có sẵn điện thoại đang hoạt động với SIM còn nhận được tin nhắn SMS bình thường, sóng viễn thông ổn định.
3. Số điện thoại: Đã cập nhật số điện thoại cá nhân trong hồ sơ tài khoản hoặc chuẩn bị số điện thoại hợp lệ để nhập vào hệ thống.

3. Giao diện mở thiết lập 2FA

Tại menu quản lý tài khoản cá nhân, người dùng mở hộp thoại Cài đặt xác thực 2FA. Giao diện ban đầu hiển thị danh sách các phương thức bảo mật đang có trên hệ thống:

Phóng toGiao diện Cài đặt xác thực 2FA ban đầu

Hộp thoại bao gồm:

• Số điện thoại (Mã xác minh gửi qua tin nhắn văn bản - SMS): Đang ở trạng thái tắt.
• Ứng dụng xác thực (Sử dụng ứng dụng xác thực để tạo mã xác minh): Tùy chọn 2FA qua ứng dụng tạo OTP (Google Authenticator, Microsoft Authenticator,...).
• Nút điều hướng: Nút Hủy và nút Tiếp tục.

4. Hướng dẫn quy trình thiết lập từng bước

[1. Bật công tắc SMS] ──▶ [2. Nhập số điện thoại] ──▶ [3. Nhập mã OTP SMS] ──▶ [4. Hoàn tất kích hoạt]

4.1 Bước 1: Kích hoạt phương thức Số điện thoại

1. Tại hộp thoại Cài đặt xác thực 2FA, tìm đến dòng Số điện thoại.
2. Nhấp vào công tắc gạt (toggle switch) để chuyển trạng thái sang Bật (nút gạt chuyển sang màu cam).
3. Nút Tiếp tục ở góc dưới bên phải sẽ sáng lên, sẵn sàng cho bước tiếp theo.
4. Nhấn nút Tiếp tục.

Phóng toBật công tắc phương thức Số điện thoại

4.2 Bước 2: Nhập số điện thoại nhận mã xác minh

1. Hệ thống chuyển sang màn hình Nhập số điện thoại.
2. Người dùng có thể:
   • Sử dụng số điện thoại di động đã có sẵn trên hồ sơ tài khoản của mình.
   • Hoặc nhập một số điện thoại mới muốn dùng làm phương thức nhận mã 2FA (ví dụ: 0792290085).
3. Kiểm tra tính chính xác của số điện thoại vừa nhập để đảm bảo nhận được tin nhắn SMS.
4. Nhấn nút Tiếp tục (hoặc nhấn Quay lại nếu cần điều chỉnh lựa chọn trước đó).

Phóng toNhập số điện thoại nhận mã xác minh

4.3 Bước 3: Nhập mã xác minh (OTP) gửi về tin nhắn

1. Hệ thống sẽ ngay lập tức gửi một mã số OTP gồm 6 chữ số đến số điện thoại vừa đăng ký và hiển thị thông báo toast:
   "Đã gửi mã xác thực, vui lòng xác thực để bật OTP SMS."
2. Trên màn hình hiển thị lời nhắc:
   "Nhập mã 6 chữ số mà chúng tôi đã gửi đến 079 ***** 85 để hoàn tất quá trình xác thực." (Số điện thoại được che một phần ký tự để đảm bảo an toàn).
3. Mở tin nhắn SMS trên điện thoại của bạn, lấy mã 6 chữ số và nhập lần lượt vào 6 ô trống trên màn hình.
4. Trường hợp chưa nhận được tin nhắn sau một khoảng thời gian, bạn có thể nhấn vào nút Gửi lại mã (có biểu tượng làm mới) để hệ thống phát lại mã OTP mới.
5. Sau khi nhập đầy đủ 6 chữ số hợp lệ, nhấn nút Tiếp tục.

Phóng toNhập mã xác minh 6 số gửi qua SMS

4.4 Bước 4: Xác nhận kết nối thành công

1. Khi mã OTP được xác thực thành công, màn hình sẽ hiển thị trạng thái kết nối hoàn tất:
   • Biểu tượng điện thoại kèm huy hiệu màu xanh lá [Đã kết nối].
   • Dòng hiển thị số điện thoại bảo mật đã được ẩn danh: 079 ***** 85.
   • Lưu ý an toàn từ hệ thống:

     "Chúng tôi sẽ gửi mã xác nhận đến số này nếu phát hiện thấy lần đăng nhập từ thiết bị hoặc trình duyệt lạ. Để tăng cường bảo mật, bạn không thể dùng số này để đặt lại mật khẩu khi đã bật tính năng xác thực 2 yếu tố."

2. Nhấn nút Xong màu cam để đóng màn hình chúc mừng và hoàn thành thiết lập.

Phóng toMàn hình xác nhận kết nối 2FA qua số điện thoại thành công

4.5 Bước 5: Kiểm tra trạng thái hoạt động trong Cài đặt 2FA

Sau khi nhấn Xong, hệ thống sẽ đưa bạn trở lại màn hình danh mục Cài đặt xác thực 2FA:

• Phương thức Số điện thoại lúc này hiển thị huy hiệu màu xanh lá [Đã kết nối].
• Công tắc trạng thái hiển thị rõ ràng là Bật (màu cam).
• Tài khoản của bạn đã được bảo vệ thành công bằng 2FA qua tin nhắn SMS.

Phóng toTrạng thái Đã kết nối của Số điện thoại trong Cài đặt 2FA

5. Hoạt động của 2FA SMS trong quá trình đăng nhập

Sau khi đã bật tính năng xác thực 2FA qua SMS:

1. Đăng nhập trên thiết bị quen thuộc: Người dùng đăng nhập bình thường bằng Tên đăng nhập và Mật khẩu.
2. Đăng nhập trên thiết bị / trình duyệt mới:
   • Hệ thống phát hiện thiết bị chưa tin cậy và tự động gửi mã OTP 6 số qua tin nhắn SMS tới số điện thoại bạn đã đăng ký.
   • Màn hình đăng nhập chuyển sang bước yêu cầu nhập mã OTP SMS.
   • Chỉ khi nhập đúng mã xác minh từ điện thoại, bạn mới có thể truy cập vào hệ thống ITMS.

6. Lưu ý quan trọng & Khắc phục sự cố

7. Kênh hỗ trợ kỹ thuật

Trong trường hợp người dùng gặp sự cố liên quan đến thiết lập 2FA hoặc mất điện thoại nhận mã:

• Đầu mối nội bộ: Liên hệ Quản trị viên Tenant của cơ quan/tổ chức bạn để được hỗ trợ tạm thời thiết lập lại phương thức xác thực.
• Tổng đài hỗ trợ kỹ thuật ITMS: 1900 xxxx (Nhánh 1 - Vận hành hệ thống)
• Email hỗ trợ: support@itms.vn
• Cổng tiếp nhận hỗ trợ: https://helpdesk.itms.vn
• Thời gian làm việc: 24/7 đối với hệ thống giám sát và quản lý giao thông thông minh.

PHỤ LỤC TÀI LIỆU

Phụ lục A: Bảng mã trạng thái & Mã lỗi thiết lập 2FA SMS

Bảng tổng hợp các mã phản hồi từ hệ thống khi kích hoạt và xác thực phương thức 2FA qua tin nhắn SMS:

Phụ lục B: Danh mục phím tắt & Thao tác nhanh

Nhằm tối ưu hóa tốc độ thao tác trên hộp thoại thiết lập 2FA:

Phụ lục C: Cơ chế an toàn & Khóa đặt lại mật khẩu khi bật 2FA

Để bảo vệ tối đa tính toàn vẹn và danh tính tài khoản người dùng, hệ thống ITMS áp dụng các quy định an toàn nghiêm ngặt sau:

1. Quy tắc vô hiệu hóa chức năng Đặt lại mật khẩu bằng Số điện thoại 2FA

• Khi một số điện thoại được đăng ký làm phương thức Xác thực 2 yếu tố (2FA), số điện thoại này sẽ tự động bị vô hiệu hóa tính năng làm phương tiện quên mật khẩu thông thường.
• Mục đích an toàn: Ngăn chặn tuyệt đối nguy cơ tấn công chiếm quyền kiểm soát SIM (SIM-swap) hoặc đánh cắp điện thoại để vừa đặt lại mật khẩu vừa vượt qua 2FA.

2. Kênh khôi phục tài khoản thay thế khi quên mật khẩu

• Khi người dùng đã kích hoạt 2FA qua SMS nhưng quên mật khẩu, quy trình khôi phục phải thực hiện qua:
  • Kênh Email công vụ: Đã được xác minh danh tính chính chủ.
  • Ủy quyền Quản trị viên Tenant: Liên hệ Quản trị viên quản lý đơn vị để cấp mã khôi phục an toàn nội bộ.

Phụ lục D: Lịch sử cập nhật tài liệu (Document Revision History)